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Datenschutz App und SMS

Datenschutzerklärung der Pupil AG zum PUPIL Messenger (PUPIL App) und zur Schulverwaltungssoftware

St. Gallen, 13. Januar 2022

Inhalt der Datenschutzerklärung

In diesem Dokument finden Sie die Datenschutzerklärung der Betreiberin der gleichnamigen Schulvewaltungssoftware PUPIL - der Pupil AG. PUPIL ist für eine SaaS-Lösung für Schulen und deckt die Bereiche Schulverwaltung, Schulalltag, Integration und Kommunikation ab.



In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir Personendaten erheben und bearbeiten. Es handelt sich dabei um keine abschliessende Beschreibung – allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen (oder allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente) spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden sodann alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, Lehrpersonen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und die Personendaten korrekt sind.

Unsere Datenschutzerklärung ist auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgerichtet. Obwohl die DSGVO eine Regulierung der EU ist, ist sie für uns von Bedeutung. Das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) ist vom EU-Recht stark beeinflusst und auch Anbieterinnen und Anbieter ausserhalb der EU respektive des EWR haben die DSGVO unter Umständen einzuhalten.


Unsere Grundsätze im Überblick

Wie jede App- und Web-Plattform erheben und verarbeiten wir Nutzerdaten, um unseren Service für die Bildungsinstitutionen erbringen zu können. Dieser Aufgabe gehen wir mit grosser Verantwortung nach und stellen sicher, dass Ihre Daten bestmöglich geschützt sind. Diese Grundsätze gelten für unser Webportal oder die eigene Schulwebseite (z.B. chat.pupil.ch) und für unsere mobile App (iOS, Android):

  • Server in der Schweiz: Die Daten der Nutzerinnen und Nutzer werden in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Die Server-Infrastruktur unserer Anbieter ist DSGVO-konform.

  • Wir zeichnen Ihr Surfverhalten nicht auf: Wir verzichten zum Schutz Ihrer Privatsphäre auf die Aufzeichung des Surfverhaltens unserer registrierten Nutzerinnen und Nutzer.

  • Wir gehen mit Nutzerdaten sparsam um (Privacy by Design): Wir schützen die Privatsphäre jeder Nutzerin und jedes Nutzers. Bereits im Entwicklungsprozess jeder PUPIL-Funktion achten wir darauf, dass keine unnötigen Daten erhoben werden.

  • Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft: Ihre Nutzerdaten werden unter keinen Umständen für Werbung verwendet oder an Dritte verkauft.

  • Die Nutzung von PUPIL und des PUPIL Messengers für Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler:
    Als Endanwenderinnen und Endanwender werden Sie von Ihrer Schule oder der Klassenlehrperson Ihres Kindes / Ihrer Klassenlehrperson zur Nutzung von PUPIL eingeladen. Die Verarbeitung Ihrer Daten geschieht auf Basis des Vertrages zwischen PUPIL und der Schulgemeinde/ Kanton. Beim Zugriff auf die Daten Ihrer Schule via Browser (Webportal) und unserer App (für Mobiltelefone, iOS und Android) werden anderen Eltern und Schülerinnen und Schülern höchstens Ihr Vor- und Nachname angezeigt.

 

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der DSG und der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Pupil AG
Lerchenfeldstrasse 3
9014 St.Gallen
Schweiz
Tel.: +41 51 511 96 60
www.pupil.ch
info@pupil.ch

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Pupil AG
Lukas Wunderlin
Lerchenfeldstrasse 3
9014 St.Gallen
Schweiz
Tel.: +41 71 511 96 60
www.pupil.ch
info@pupil.ch



Lukas Wunderlin ist Ihr Ansprechpartner, falls Sie zum Datenschutz Fragen haben, Auskünfte einholen oder eine Löschung Ihrer Daten beantragen möchten. Schicken Sie in diesen Fällen bitte eine E-Mail an datenschutz@pupil.ch oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter +41 71 511 96 60.



Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir, die Betreiberin von PUPIL und des PUPIL Messengers (Webportal und App), nehmen den Schutz persönlicher Daten sehr ernst und es ist uns ein Anliegen, unsere Anwenderinnen und Anwender (Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, Lehrpersonen, Schulleitungen, etc.) transparent darüber zu informieren, welche Personendaten gespeichert werden, wenn unser Angebot genutzt wird. Ebenso möchten wir unsere Anwenderinnen und Anwender darüber orientieren, wie die Daten verwendet werden und inwiefern – falls überhaupt – die Daten gegebenenfalls weitergegeben werden können.

Wichtig ist uns auch, dass Ihnen bekannt ist, welche Rechte ihnen mit Bezug auf die Verwendung ihrer Daten zustehen.

Sollten Sie  ihrerseits Personendaten anderer Personen, beispielsweise von Schülerinnen und Schülern oder Erziehungsberechtigten verwenden, weisen wir darauf hin, dass Sie dabei auch sicherstellen sollen, dass die betroffenen Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen, respektive davon Kenntnis nehmen können. Im Weiteren sollten Nutzerinnen und Nutzer die Personendaten anderer Personen nur verwenden, wenn ihnen dies erlaubt ist. Die Bearbeitung der Personendaten hat sich sodann an den gesetzlichen Anforderungen zu orientieren.

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich durch die schulischen Institutionen, welcher unsere Software respektive den PUPIL Messenger zur Verfügung gestellt wird.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Datensicherheit
Wir haben die geeigneten technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen getroffen, um bei uns gespeicherte Daten gegen unbeabsichtigte, rechtswidrige oder sonst unberechtigte Umstände (Zugriff, Manipulation, Löschung, Veränderung, Weitergabe, Nutzung, Verlust) zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden dabei fortlaufend der technologischen Entwicklung angepasst, soweit dies nötig und zweckdienlich ist.

Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.


Informationelle Selbstbestimmung

Personendaten der Nutzerinnen und Nutzer sind nur innerhalb der jeweiligen schulischen Institution ersichtlich.

Keine Datenweitergabe

Personendaten werden von uns nicht an Dritte weitergegeben und wir verwenden die Personendaten auch nicht zur kommerziellen Nutzung. Die uns zur Verfügung gestellten Personendaten werden insbesondere nicht verkauft oder gehandelt.Sie werden auch nie Werbung von uns erhalten. Die Daten, welche durch die Mitarbeitenden der Schule verwaltet werden, gehören ausschliesslich der Schule - nicht uns.

Haftungsausschluss

Die Pupil AG übernimmt keine Haftung bezüglich übermittelter Inhalte oder der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen durch die Nutzerinnen und Nutzer. Ebenso ist die Haftung für den Verlust von Daten oder deren Kenntnisnahme und Nutzung durch Dritte, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

Bereitstellung der Software via Webportal und App und Erstellung von Logfiles

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf von PUPIL (via Webportal und Messenger) erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners respektive Handys. Diese Erfassung ist insbesondere erforderlich, um die Funktionsfähigkeit unserer Applikation, deren fortlaufende Optimierung sowie die Sicherheit unserer Systeme gewährleisten zu können.

Folgende Daten werden hierbei auf unserem Webportal erhoben, wobei hierzu nur technische Cookies eingesetzt werden:

  • Informationen zum verwendeten Gerät, von welchem aus der Aufruf erfolgt

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version

  • Das Betriebssystem der Nutzerinnen und Nutzer

  • Die IP-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner der Nutzerinnen und Nutzer zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit unseres Webportals sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung unseres Webportals und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb unserer Software zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzerinnen und Nutzer keine Widerspruchsmöglichkeit.

Verwendung von Cookies

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unser Webportal verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzerinnen und Nutzer gespeichert werden. Ruft eine Nutzerin oder ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzerinnen und Nutzer gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen technische Cookies ein, um unsere Software nutzerfreundlicher und sicher zu gestalten. In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

  • Log-In-Informationen

  • Session-ID

  • Angaben zur Auflösung des Bildschirms

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzerinnen und Nutzer zu vereinfachen. Unsere Software kann ohne den Einsatz von technischen Cookies nicht verwendet werden, da die Login-Informationen in einem Cookie gespeichert werden.

Für folgende Anwendungen benötigen wir technische Cookies:

  • Log-In-Informationen: Um die Sicherheit der Nutzerinnen und Nutzer zu gewährleisten

  • Session-ID: für die Identifizierung der eingeloggten Person

  • Angaben zur Auflösung des Bildschirms: für eine optimale Auslieferung von Bildern

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Benutzerprofilen verwendet.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der Nutzerinnen und Nutzer gespeichert und von diesem an unserer Webportal übermittelt. Daher haben Sie als Nutzerinnen und Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Applikation (Webportal) deaktiviert, kann die Applikation (Webportal) nicht genutzt werden.



Erfassung von Benutzerprofilen

Verantwortlichkeit bezüglich der Benutzerprofile

Auf unseren Plattformen bieten wir den schulischen Institutionen die Möglichkeit, personenbezogene Daten zu erfassen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Die Datenhoheit und Datenverantwortung liegt bei den schulischen Institutionen. Die schulischen Institutionen erstellen die Accounts für den Zugriff auf unser Webportal und unsere App eigenständig.


Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzerinnen und Nutzer Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die Nutzerin und der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Verarbeitung der Daten durch die schulische Institution kann sich dabei auf Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO stützen.


Zweck der Datenverarbeitung

Eine Erfassung der Nutzerinnen und Nutzer ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserem Webportal und der App erforderlich und unumgänglich. Nähere Informationen zu Nutzungsmöglichkeiten finden Sie auf www.pupil.ch.


Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die schulischen Institutionen haben jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität und Berechtigung eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer III angegebenen Adresse kontaktieren.


Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (Datenportabilität).


Bitte beachten Sie aber, dass wir uns explizit vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, beispielsweise wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit eine Berufung darauf zulässig ist) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits obenstehend informiert.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer III angegebenen Adresse kontaktieren.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch). Die zuständige Datenschutzbehörde in Deutschland ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (https://www.bfdi.bund.de).


 

Kontakt Datenschutzbeauftragter:

Lukas Wunderlin

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9014 St. Gallen
Tel. 071 511 96 60
info@pupil.ch 




 

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