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Klasseneinteilungen, Laufbahnentscheide, Massnahmen - in der Schulverwaltung gibt es einiges zu tun
Eine Software, die dich dabei unterstützt die Prozesse in der Schulverwaltung einfach und unkompliziert zu bewältigen und dabei erfrischend aussieht? PUPIL ist genau das - und viel mehr...
Die Schulverwaltung ist das Herz der Schule - das mögen Lehrpersonen vielleicht nicht glauben - aber genau das ist es! Wenn Prozesse in der Schulverwaltung zeitaufwändig und kompliziert sind, ist es kaum möglich sich auf die wichtigen Dinge im Schulalltag zu fokussieren.
In den letzten Jahren durften wir verschiedene Schulverwaltungen kennen lernen und bei der Digitalisierung begleiten. In kleinen Schulen gibt es es oft sowas wie eine Schulverwaltung gar nicht - da werden die Schulverwaltungsprozesse durch die Schulleitung, durch Lehrpersonen und manchmal sogar durch Mitglieder der Schulbehörde oder der Schulpflege übernommen. Grössere Schulen hingegen verfügen über einen grossen Apparat - manchmal werden Aufgaben in grösseren Organisationen von der Leitung Bildung oder der Leitung Schulverwaltung oder der Leitung Tagesstrukturen, Sonderpädagogik u.ä. wahrgenommen.
Eines ist jedoch bei allen Schulträgern gleich - egal ob gross oder klein. Im Zentrum stehen die Schülerinnen und Schüler auf der einen Seite und das pädagogische und nicht pädagogische Personal auf der anderen Seite. Die Verwaltung der Stammdaten von Kindern und Eltern, das Ausarbeiten von Arbeitsverträgen für Lehrpersonen und die Verwaltung der Immobilien, rund um die Schule, sind nur einige der anfallenden Aufgaben.
Funktionsumfang von PUPIL Schulverwaltung
Das Schulverwaltungsmodul von PUPIL fasst verschiedene PUPIL Module zu einem einzigartigen Werkzeug zusammen. Die Arbeiten, welche in der Schulverwaltung anfallen, können in unserer All-in-one Software im Handumdrehen bewerkstelligt werden. Folgende Aufgaben können mit PUPIL Schulverwaltung gemeistert werden. Die Liste ist nicht abschliessend:
Stammdatenverwaltung
In PUPIL kann der Schulträger entscheiden, wer welche Daten sieht. Dabei können Lese- und Schreibberechtigung rollenbasiert bis auf Feldebene vergeben werden. So ist es zum Beispiel möglich, dass Lehrpersonen einen Teil der Stammdaten sehen und einen anderen Teil sogar selbst verändern können.
Gerne zeigen wir die umfangreichen Möglichkeiten in einem Teams-Call auf.
Elektronische Dossiers für Schüler*innen und Mitarbeitende
Führen eines elektronischen und archivierbaren Dossiers für Schülerinnen und Schüler und für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - alles mit individuell konfigurierbaren Zugriffseinstellungen.
Absenzen beispielsweise werden sowohl für Mitarbeitende als auch für Schülerinnen und Schüler innerhalb von PUPIL verwaltet. Während die Absenzen der Mitarbeitenden geprüft und exportiert werden können, werden die Absenzen der Lernenden automatisch ins Journal übernommen und stehen bei der Zeugniserstellung zur Verfügung.
Verwaltung der Schule
Erstelle Schuleinheiten und teile diesen Schuleinheiten verschiedene Schulhäuser zu. Entscheide danach, wer die personelle Verantwortung für diese Schuleinheiten innehat und wer die Schulleitung übernimmt. Administration von Personen, Schuleinheiten, Schulhäusern, Standorten, Klassen, Gruppen und Räumen - an einem Ort.
Massnahmen
Erfassen von sonderpädagogischen Massnahmen, disziplinarischen Massnahmen, Klassenzuteilungen, Niveauzuteilungen sowie Export und Auswertung dieser Einträge.
Schulprozesse abbilden
Komplette Prozesse planen und durchführen, damit Schullaufbahnentscheide und andere Massnahmen nachvollziehbar von zuständigen Lehrpersonen erfasst und von der Schulverwaltung weiterverarbeitet werden können. Für sämtliche Prozesse können unterschiedliche Status abgebildet werden, so dass unterschiedliche Rollen auch unterschiedliche Prozesse durchlaufen können.
Zuzug, Wegzug, Klassenplanung, Arzt- und Zahnarztuntersuchungen organisieren und festhalten
In der Klassenplanung können die Klassen bereits Jahre im Voraus in Planklassen erstellt werden. So kann immer nachgeschaut werden, wie sich die Zahlen der Schülerinnen und Schüler für die kommenden Jahre entwickeln. Mit dem integrierten GIS-Modul (Geo-Informations-System) können Schülerinnen und Schüler nach einem bestimmten Rayon in unterschiedliche Schuleinheiten zugeteilt werden.
Zuzüge und Wegzüge können per Stichdatum in PUPIL erfasst werden. Während bei Zuzügen die Schullaufbahn der Schülerinnen und Schüler nacherfasst werden kann, wird beim Wegzug die Schüler*innen-Karte erstellt, welche der neuen Schule übergeben werden kann.
Je nachdem in welchem Kanton die Schule beheimatet ist, können unterschiedliche Szenarien für die Arzt- und Zahnarztuntersuchungen durchgeführt werden. Dabei entscheidet der Schulträger, ob Reihenuntersuchungen in der Schule geplant werden oder ob beispielsweise Gutscheine dafür erstellt werden. Das Erfassen der Besuche kann in jedem Fall in PUPIL erfolgen.
Debitoren und Rechnungen
In PUPIL können Rechnungen beispielsweise für die Tagesbetreuung, den Mittagstisch oder für zahlungspflichtige Kurse erstellt werden. Die erstellten Belege werden anschliessend via Schnittstelle (oder via Datentransfer) an die Debitorenbuchhaltung des Schulträgers oder der Gemeinde geliefert.
Schulen, welche keine Debiterenbuchaltung führen, empfehlen wir den Einsatz von Bexio. Mit unserer Schnittstelle zu Bexio können sämtliche Belege an Bexio geliefert und dort für die Rechnungsstellung verwendet werden. So können Sie dann auch Zahlungseingänge ganz einfach abgleichen.
Statistiken
Erstelle die Statistiken für Bista oder BFS mit wenigen Klicks. Nebst den offiziellen Statistiken kannst du in PUPIL mit wenigen Klicks auch schuleigene Statistiken erstellen. So siehst du unmittelbar die Entwicklung der Schüler*innenzahlen und kannst Klassengrössen, Raumbedarf, usw. abschätzen.
Serienbriefe erstellen und versenden
Mit der vollen Integration von Microsoft Word können Serienbriefe aus PUPIL ganz simpel erstellt werden. Lade ganz einfach deine Vorlage hoch, wähle die gewünschten Attribute und erstelle den gewünschten Serienbrief für Einzelpersonen, Gruppen, Klassen, Eltern von Schüler*innen mit unterschiedlichen Korrespondenzadressen usw.
Was zeichnet PUPIL gegenüber andern Lösungen aus?
PUPIL ist eine webbasierte All-in-One-Lösung, welche sämtliche Bereiche der Schule abdeckt. Wenn ein Schulträger sich für PUPIL entscheidet, können verschiedene Umsysteme (Software zur Beurteilung und Zeugniserstellung, Kommunikationsapp, Stundenplanungstool, Raumreservationssystem, Raumverwaltungs- und Instandhaltungssystem, Tool zu Erstellung von Accounts auf dem Server der Schule oder auf Microsoft 365, Werkzeug zur Organisation von Tagesstrukturen, uvm.) abgelöst werden.
Nicht bei allen 45 Modulen haben wir den Anspruch eine "Best-in-Class"-Lösung anbieten zu können. Aber beim Herzstück von PUPIL, der Schulverwaltung, werden keine Kompromisse gemacht. PUPIL Schulverwaltung ist anderen Lösungsanbietern für Volkschulsoftware weit voraus. Gerne bestätigen wir diese Aussage bei einer Präsentation vor Ort.
