Nachhaltige Digitalisierung an einer Volksschule

Weg von Insellösungen, hin zu einer einheitlichen Plattform, die auch bestehende Systeme vernetzt. Das ist eine der Stärken unserer innovativen Schulmanagement-Software

Die PUPIL Schulsoftware bietet bei Bedarf ein komplettes "standalone" Paket zur langfristig orientierten Digitalisierung einer Schule. Über 40 wählbare, aus der Praxis entwickelte Module erledigen Standardaufgaben und helfen, Doppelspurigkeiten zu beseitigen und Fehler zu minimieren.

Doch auch als vernetzende Komponente in einer gewachsenen ICT-Landschaft bringt das PUPIL Schulmanagement-System enorme Einsparungen: bestehende Schulsoftware wird mit Schnittstellen integriert und die Informationen fliessen hin- und her. Als Folge werden Daten nur noch einmal erfasst, Redundanzen vermieden und Fehlerquellen minimiert.

Grosser Nutzen von PUPIL bei Schulen mit Microsoft 365

Bei einer Schule, die mit Microsoft 365 arbeitet, kann PUPIL voll integriert werden - oder umgekehrt. Die Benutzer arbeiten also auf einer Umgebung, ohne mühsames ein-/ausloggen. Die Lizenzen neuer User werden "über Nacht" eröffnet. Sharepoints oder Teams-Gruppen werden aufgrund der Klasseneinteilung automatisch gebildet und Veränderungen (z.B. vorgenommen im LehrerOffice) berücksichtigt. Dabei arbeitet die Verwaltung und die Lehrerschaft auf einer Umgebung, mit einem Login (Single Sign On - SSO)

Natürlich werden neben Microsoft 365 auch andere Umsysteme mit Schnittstellen verbunden, damit wir unserem Credo gerecht bleiben: Daten sollen nur einmal erfasst werden.

"Vernetzen statt weitere Insellösungen - PUPIL verbindet die bestehende, gewachsene ICT-Landschaft einer Volksschule"

Die Hauptstärken von PUPIL im Überblick

Weg bereiten für eine nachhaltige Digitalisierung an der Schule

Dank dieser Integration und den vielen aus der Praxis entwickelten PUPIL-Modulen ist eine Schule gewappnet für die kommenden Anforderungen an eine Digitalisierung, die über den Schulalltag hinaus gehen. Da PUPIL modular aufgebaut ist, können genau jene Funktionen ausgewählt werden, die den schulspezifischen Nutzen bringen. Falls gewünscht, ist ein stetiger Ausbau in den Folgejahren sowohl finanziell als auch organisatorisch völlig unproblematisch. Ganz im Gegensatz zu "organischen" Weiterentwicklung mit Insellösungen, mit immer neuen Programmen. Solche ICT-Lösungen enden meist in einem schwierig zu administrierenden Flickwerk.

Alle Anspruchsgruppen werden bei PUPIL berücksichtigt: Behörden, Verwaltung, Lehrpersonen, SuS und Eltern. Die sichere und zeitgemässe Kommunikation mit Lehrerschaft, Lernenden und deren Eltern geniesst bei uns einen besonders hohen Stellenwert und es stehen deshalb gleich mehrere Module in diesem Bereich zur Auswahl.

Stimmen aus der Praxis: die Volksschulgemeinde Eschlikon (TG) arbeitet rund 3 Jahren mit PUPIL

Die VSGE hat PUPIL 2017 eingeführt und verwendet die Plattform seit da als Komplettlösung in der Verwaltung, im Schulbetrieb und in der Kommunikation zwischen Lehrpersonen, SuS und Eltern. Die Entscheidungsträger von Eschlikon hatten bei der Weiterentwicklung von PUPIL mit Ihrer Erfahrung und den Bedürfnissen aus der Praxis damals viele wertvolle Inputs geliefert und neue Module mitentwickelt.

Wie alle Schulen, die PUPIL als Plattform umsetzen, wollte auch Eschlikon die Schulprozesse über das Schulzimmer hinaus nachhaltig digitalisieren. Das heisst, Routinearbeiten wo immer möglich durch das System erledigen lassen, Dinge nur einmal erfassen, Fehlerquellen minimieren und die Qualität des Outputs verbessern. Natürlich waren durch die IT auch neue Lösungen und Prozesse möglich, die vorher analog nicht möglich waren. Wie beurteilen die täglichen PUPIL-AnwenderInnen in der VSGE die Plattform heute? Aktuelle Zitate aus Eschlikon:

Anita Millhäusler, Mitarbeiterin Schulverwaltung

«Neben dem Zeitgewinn ist PUPIL für mich auch eine wichtige Ablage- und Datenbank geworden. Immer wieder merke ich, wie ich im Alltag Zeit spare bei der Suche nach Informationen.» - «Wenn mal ein Problem auftaucht, steht uns der kompetente und sympathische Support von PUPIL jederzeit hilfsbereit zur Verfügung.»

Karin Heer, Mitarbeiterin Schulverwaltung

«Mein Aufwand bei der Raumreservation ist mit PUPIL merklich zurückgegangen – und dies zusammen mit verlässlicheren Informationen und weniger Fehlbuchungen.»

Thomas Minder, Schulleiter

«Die geografische Zuordnung geht über die Einteilung in Schulhäuser und Klassen hinaus. Es ist heute ein Gesamtprozess, der mit der Einschulung in den Kindergarten beginnt und die Eltern und Lehrpersonen aktiv involviert.»

4 Modulbeispiele und deren Nutzen in der VSGE:

Mittagstisch / Betreuung

Eltern melden ihre Kinder über das Elternportal einmalig, täglich oder wöchentlich für den Mittagstisch an, die Administration und das Küchenteam ist stets informiert über die Buchungen, inkl. allfälliger Absenzen.

Gewinn in der VSGE: Zeitgewinn und weniger Fehlplanung durch Aktualität, weniger Hin-/Her durch zentrale Information, Übersicht über Anmeldungen und Kontoinformationen.

Raumreservation, mit internen und externen Buchungen

Mit einem Login können interne und externe Anspruchsgruppen, z.B. Vereine, Turnhallen, Aula, Schulküche und andere Räume reservieren. Auch bequem von Zuhause aus.

Gewinn in der VSGE: Der Aufwand ist spürbar zurückgegangen.

Koordinationsaufwand entfällt, da die Anspruchsgruppen direkt sehen, wann welcher Raum frei ist.

Organisation Arzt- / Zahnarztbesuch

In diesem Modul werden die Reihenuntersuche für Arzt- / Zahnarzt geplant und koordiniert. Die Ärzte / Zahnärzte haben Zugriff auf die Planung und können die Befunde und die Anwesenheit der SuS auf der elektronischen Gesundheitskarte bestätigen. Eltern können auf die Informationen zugreifen. Der Zahnarzt kann Massnahmen auf PUPIL erfassen und geschützt ablegen.

Gewinn in der VSGE: Die «Zettelwirtschaft» entfällt und die Fehlerquote bzw. der Kontrollaufwand hat signifikant abgenommen. Die Dokumente sind elektronisch dort abgelegt, wo sie sein sollen. Der Datenschutz ist gewährleistet. Insgesamt deutlicher Zeitgewinn mit besserem Output.

Geografische Zuordnung zu Schulhaus / Klasseneinteilung

Die Verantwortlichen können die Zuordnung nach geografischen Aspekten oder anderen Kriterien (Elternwunsch, Klassenkonstellation, Infos der Lehrpersonen) vornehmen. Dabei handelt es sich um einen digitalen Prozess, der mit Einbezug der Erziehungsberechtigten der künftigen Lernenden mit einem Brief mit Logindaten startet.

Gewinn in der VSGE: Durchgängiger Prozess. Spielerisch können Einteilungen vorgenommen und Alternativen ausprobiert werden. Anpassungen sind während dem Prozess mit wenig Aufwand möglich. Alle Anspruchsgruppen werden zur richtigen Zeit einbezogen, was Zusatzaufwand im Nachhinein verhindert. Endresultat: verbesserte Qualität in weniger Zeit.

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